Как написать письмо на английском языке

Все письма в английском языке делятся на формальные или деловые (письма заказчикам, клиентам, поставщикам, письмо-резюме, письмо-жалоба) и неформальные или личные (друзьям, родственникам). По форме и структуре деловые и личные письма практически не отличаются, разница лишь в стилистике написания.

Виды и правила написания формальных писем

Существует несколько видов формальных писем: письмо-просьба, сопроводительное письмо, письмо-напоминание, благодарственное письмо, письмо-жалоба, письмо-резюме, письмо-запрос, меморандум и т. д. Отдельным направлением является деловая электронная переписка.

В свою очередь все вышеперечисленные письма делятся на те, что требуют ответа и нет, а также на регламентированные и нерегламентированные.

В деловой переписке существует ряд ограничений, например, на использование сокращений и смайлов — исключения есть только для электронных писем. К тому же, вы должны быть уверены, что получатель понимает эти сокращения.

Так же не стоит начинать или заканчивать деловую переписку словами сожаления — поприветствуйте адресата и упомяните несколько позитивных моментов.
Всегда пишите о вложенных в письмо файлах, если такие сопроводительные документы имеются.

Неформальные письма

Существуют благодарственное письмо, письмо-поздравление и письмо-рекомендация. В личной переписке нет ограничений — вы можете свободно выражать свои мысли, используя неформальные фразы, смайлы, сокращения и т. д.

Общая структура письма на английском языке

1 блок. В верхнем правом углу укажите дату и адрес отправителя. Также можно добавить эмблему компании, герб и реквизиты, если письмо носит формальный характер.

2 блок — приветствие. Если письмо формальное, начните его с фразы «Dear Mr/Mrs + фамилия адресата». «Dear + имя» — неформальное обращение. Если не знаете имени или фамилии адресата, обратитесь к нему, начиная с фразы «Dear Sir/Madam/Miss…». После обращения ставьте запятую и приступайте к телу письма.

3 блок — тело письма.
— Вводная фраза. Начните с фразы, которая объясняет цель вашего письма: поблагодарите за предыдущее письмо адресата, извинитесь, если не писали долгое время, упомяните факт из предыдущего письма, если пишите знакомым.
— Основной текст. В этой части раскройте суть, проблему и все аспекты вашего письма. Будьте кратки и лаконичны, если письмо носит формальный характер.
— Дополнение. Здесь вы можете написать пожелания, оставить рекомендации или посоветовать что-либо.

4 блок — заключительный. Поблагодарите адресата и упомяните о дальнейших контактах.

5 блок — подпись. Укажите своё имя, должность, контакты. Завершите письмо фразой «Best regards, + ваше имя и фамилия с новой строки». Также можно указать название компании, в которой работаете.